10 طرق للحصول على أعلى من البريد الوارد الخاص بك زائد التحميل

10 طرق للحصول على أعلى من البريد الوارد الخاص بك زائد التحميل

shutterstock.com

معظمنا مدمن على البريد الإلكتروني. بعض التقديرات تقول ننفق ما يقرب من خمس ساعات ونصف كل يوم من أيام الأسبوع التحقق من ذلك.

على الرغم من انفجار وسائل الإعلام الاجتماعية في السنوات الأخيرة ، والبريد الإلكتروني ليس في الانخفاض. تقديرات الاستطلاعات أن عدد الرسائل الإلكترونية التي يتم إرسالها يوميًا سيزداد إلى 246 مليارًا في 2019 (ارتفاعًا من 205 مليار في 2015). و هناك أدلة هذه الرسالة الإلكترونية هي حكرا على الشباب مثل أولئك الذين كانوا هناك عندما تم اختراعها لأول مرة.

قد تعتقد أننا نعمل جميعًا لفترة أطول وأصعب. هناك بعض الحقيقة في ذلك. ولكن يمكن أيضًا تفسير ارتفاع استخدام البريد الإلكتروني من خلال محاولاتنا للتعامل مع التحميل الزائد للبريد الوارد ، إلى جانب الأعم ارتفاع الإدمان الرقمي. لم يعد البريد الإلكتروني حكراً على حواسيبنا المكتبية والمحمولة ، بل أصبح معظمنا الآن نستخدمه على هواتفنا الذكية وأجهزتنا اللوحية ، غالبًا في راحة أسرتنا الخاصة.

نميل إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ، مما يشير إلى أننا نتحقق منها باستمرار ونحاول تفريغ الدلو ، حتى عندما تملأه مرة أخرى. لكي نتمكن في النهاية من الحصول على إتقاننا على علب الوارد لدينا ، علينا التعامل مع الأسباب الجذرية وليس فقط الأعراض التي تتفجر في كثير من الأحيان.

في ما يلي عشرة طرق لتحقيق السيطرة النهائية على البريد الوارد الفوضوي.

1. التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني كخدمة دردشة بديلة

البريد الإلكتروني غير مصمم حقًا لإجراء محادثة سريعة. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً من خلال المحادثات المترابطة والمطرزة التي تسبب ازدحامًا في صناديق الوارد. استخدم طرق بديلة أكثر ملاءمة. ومن الناحية المثالية ، حل الأمور وجهاً لوجه أو الهاتف في المقام الأول.

2. حذار من تكرار المراسلات

هذا هو المعروف باسم مشكلة "تكرار الرسالة". تصل رسالة نصية: "أنا أتفقد أنك حصلت على بريدي الإلكتروني". يرن الهاتف: "لقد أرسلت لك للتو رسالة بريد إلكتروني".

كثير من الناس لا يزالون لا يثقون في القرارات المتفق عليها تقريبا. لا يعتقد الكثير من القرارات عن طريق الرسائل والبريد الإلكتروني بشكل كامل وننتهي بتسلسل هرمي لتكرار الرسالة. نصوص لتأكيد رسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني لتأكيد النصوص والمكالمات الهاتفية لتأكيد رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات وجهًا لوجه لتأكيد المكالمات الهاتفية.

هذا التداخل يستغرق وقتًا طويلاً جدًا ويحتمل أن يكون مربكًا. البريد الإلكتروني ليس مكانًا رائعًا لاتخاذ القرار الرسمي. لا تزال غرفة الاجتماعات التي نلتقي فيها كإنسان حقيقي أكثر الأماكن تأثيراً للكثير من الناس.

3. الاعشاب حديقة البريد الإلكتروني الخاص بك

يشبه صندوق الوارد المرتبك حديقة مليئة بالأعشاب الضارة. يدفع على المدى الطويل قضاء بعض الوقت العادي في إزالة رسائل التشويش.

نصيحة واحدة بسيطة وفعالة هي استخدام وظيفة البحث والبحث عن مصطلح "إلغاء الاشتراك". وهذا من شأنه أن يلقي عددا كبيرا من الرسائل الإخبارية التي ليس لديك ذاكرة حتى الاشتراك فيها.

حتى بعدGDPR، قد تجد مئات من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. الذهاب من خلال كل واحد وإلغاء الاشتراك. ستكون حالة ألم قصير المدى لتحقيق مكاسب على المدى الطويل.

4. استخدم مجلد البريد العشوائي بحكمة

تحسن التعرف التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوبة في السنوات الأخيرة. لكنهم ما زالوا يتسللون إلى صناديق البريد لدينا. هذه طريقة أخرى سهلة لإزالة الأعشاب بالبريد الإلكتروني. إنه يستحق الوقت لتثقيف مجلد الرسائل غير المرغوب فيها لتصبح أفضل من خلال وضع هذه الرسائل المشبوهة فيها. ابحث أيضًا في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها لإزالة أي رسائل البريد الإلكتروني الشرعية التي تم وضعها هناك دون داع.

5. اطلب من الأصدقاء والزملاء التوقف عن البريد الإلكتروني

لا تخجل. ربما تكون لبقة. سبب آخر لزيادة حجم البريد الإلكتروني هو رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها من أقرب الأشخاص إليك. كن مستعدًا للتوجه بأدب إلى مطالبة الآخرين بالتوقف عن إرسال رسائل بريد إلكتروني يمكن مشاركتها بشكل أفضل في اجتماع أو على الهاتف أو كرسالة نصية.

6. حافظ على طلباتك بسيطة

لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني معقدة للغاية. إذا طلبت خمسة أشياء ، فإن الكثير من الأشخاص يردون فقط بشكل صحيح على آخر شيء في قائمتك. هذا ببساطة يولد رسائل البريد الإلكتروني التي تسعى إلى العناصر الأربعة الأخرى.

7. تأكد من أن ردودك شاملة

الرد على كل شيء في رسالة بريد إلكتروني تتلقاها. لا يؤدي إنشاء ذلك إلى إنشاء رسائل إلكترونية أخرى تبحث عما لم ترد عليه.

8. تحقق فقط من بريدك الإلكتروني في أوقات محددة

هناك أدلة متزايدة أننا أكثر إنتاجية (وأقل تأكيدًا) إذا قمنا بفحص رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها عدة مرات في اليوم. إنها خرافة يجب أن نتواصل بها دقيقة بدقيقة. وإذا كنت يجب أن تفعل ذلك ، فإن البريد الإلكتروني ليس هو أفضل طريقة. استخدم أحد أشكال المراسلة الفورية.

9. قم بتكرار عنوان الموضوع الخاص بك داخل نص البريد الإلكتروني

قد تعتقد أن كتابة شيء مرتين هو مضيعة للجهد. ليس كذلك مع البريد الإلكتروني. اكتب بالضبط ما يبحث عنه البريد الإلكتروني كموجز قصير (الحد الأقصى لعدد كلمات 15) في سطر موضوع البريد الإلكتروني ، ثم قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بنفس الجملة. القول بوضوح ومرتين يزيد من احتمال الحصول على الرد الكامل والمناسب ، وكذلك طلبات الحصول على إجابة صحيحة على.

10. التخلي عن البريد الإلكتروني تماما

عدد الأمثلة من الأشخاص والمنظمات الذين لديهم توقف عن استخدام البريد الإلكتروني تماما واستخدامها طرق الاتصال الأخرى، يستمر في الارتفاع (على الرغم من الكيفية التي سيبقى بها هذا على المدى الطويل أن نرى). بعد إعطاء البريد الإلكتروني يمكن أن يجعلك أقل إجهادا وأكثر إنتاجية. طرق الاتصال الأخرى غالباً ما تكون أكثر مرونة. هذا ممكن حقاً انها محاولة لمدة أسبوع.

المحادثةاعط بعض ، أو كل هذه النصائح في محاولة. في بعض الأحيان ، هذه الأشياء التي نأخذها كأمر مفروغ منه هي الأشياء التي تسبب لنا أعظم المشاكل.

نبذة عن الكاتب

بول ليفي ، باحث أول في إدارة الابتكار ، جامعة برايتون

تم نشر هذه المقالة في الأصل المحادثة. إقرأ ال المقال الأصلي.

كتب ذات صلة

{amazonWS: searchindex = Books؛ keywords = email management؛ maxresults = 3}

enafarزكية-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

اتبع InnerSelf على

الفيسبوك أيقونةتويتر أيقونةآر إس إس أيقونة

احصل على آخر عبر البريد الإلكتروني

{Emailcloak = إيقاف}