10 قواعد البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تقلل من مستويات التوتر لديك

10 قواعد البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تقلل من مستويات التوتر لديك شترستوك

البريد الإلكتروني والهواتف الذكية يمكن أن تكون مرهقة. الأكاديميون يسمون اتصال العمل الثابت هذا "technostress". وبالتالي ، فإن العديد من الدول الأوروبية تقدم الآن للموظفين "الحق في قطع الاتصال".

طريقة استخدام البريد الإلكتروني معقدة ، ولا يمكن وصفها ببساطة بأنها "جيدة" أو "سيئة" وتظهر الأبحاث ذلك شخصيةونوع العمل الذي يقوم به الأشخاص وأهدافهم يمكن أن يؤثر في طريقة تفاعلهم مع البريد الإلكتروني.

الممارسة الجيدة مع استخدام البريد الإلكتروني لا تتعلق فقط بتحديد كمية رسائل البريد الإلكتروني المرسلة ، ولكن تحسين جودة الاتصالات.

فيما يلي عشر نصائح للحد من ضغوط البريد الإلكتروني في العمل:

1. الحصول على سطر الموضوع الصحيح

استخدام خطوط موضوع واضحة وقابلة للتنفيذ.

يجب أن يتصل سطر الموضوع تمامًا بما هو عنوان البريد الإلكتروني في ست إلى عشر كلمات ، للسماح للمستلم بتحديد أولوية البريد الإلكتروني حتى دون فتحه. على الأجهزة المحمولة ، لا يرى كثير من الأشخاص سوى أحرف 30 الأولى لسطر الموضوع. لذا اجعلها قصيرة. لكن اجعلها وصفية بدرجة كافية لإعطاء فكرة عن ماهية البريد الإلكتروني من مجرد سطر الموضوع.

2. اسأل نفسك: هل البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب؟

هل انت في نفس المكتب هل يمكنك الذهاب والتحدث إلى الشخص؟ هل يمكنك الاتصال؟ في كثير من الأحيان يمكن لهذه الأشكال الأخرى من التواصل تجنب عدم الكفاءة ذهابا وإيابا من البريد الإلكتروني.


الحصول على أحدث من InnerSelf


الرسائل الفورية ومنصات الاتصال المرئي مثل فترة ركود . Skype: يمكن أن يكون أكثر ملاءمة للرسائل الداخلية ذهابًا وإيابًا السريعة. تذكر أيضًا أن معظم النصائح الواردة أدناه تنطبق على جميع أنواع الاتصالات الإلكترونية.

3. لا البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل

وتبين البحوث تجعل رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل من الصعب على الأشخاص التعافي من ضغوط العمل.

حاول التأثير على ثقافة شركتك عن طريق تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها خارج ساعات العمل العادية.

يجب على الإدارة أن تقود بالقدوة وتجنب الاتصال بموظفيها خارج ساعات العمل المعتادة. بعض أماكن العمل حتى إيقاف تشغيل الوصول إلى البريد الإلكتروني للموظفين من ساعات. النظر في تنفيذ هذا مع الحفاظ على نظام الهاتف الاحتياطية للاتصال في حالات الطوارئ فقط.

أبحاث جديدة أظهر أيضًا أن مجرد توقع اتصال 24-hour يمكن أن يؤثر سلبًا على صحة الموظف.

4. استخدم خيار تسليم التأخير

بعض الناس مثل دمج عملهم وحياتهم العائلية وغالبًا ما يستمرون في العمل من المنزل أثناء وقت فراغهم. إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص ، أو إذا كنت تعمل عبر مناطق زمنية ، ففكر في استخدام خيار تسليم التأخير حتى لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى يوم العمل التالي ولا تتداخل مع وقت عمل الآخرين.

5. يبقيه إيجابي

فكر في جودة الاتصالات عبر البريد الإلكتروني. ليس فقط الكمية. يجب أن تركز التغييرات في استخدام البريد الإلكتروني أيضًا على جودة ما يتم إرساله ومراعاة رد الفعل العاطفي للمستلم.

تشير البحوث أن تصاعد حدة النزاعات أسهل بكثير وأن يتم إساءة تفسير الرسائل عند الاتصال عبر البريد الإلكتروني. لذلك ، إذا كانت أخبارًا سيئة ، فكر في العودة إلى القاعدة #2: هل البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب؟

6. جرب "لا بريد إلكتروني الجمعة"

من أجل تغيير ثقافة الشركة وجعل الناس يفكرون في طرق الاتصال الأخرى غير البريد الإلكتروني ، جرب أ "لا يوجد بريد إلكتروني الجمعة" في أول جمعة من كل شهر ، أو ربما كل أسبوع. هذه مبادرة اقترحها خبراء من المنتدى الوطني للصحة والرفاهية في العمل، ويستخدم من قبل الشركات حول العالم. يتم تشجيع الموظفين على ترتيب اجتماعات وجهاً لوجه أو التقاط الهاتف - أو مجرد الحصول على أعلى رسائل البريد الإلكتروني التي لديهم بالفعل في صندوق الوارد الخاص بهم في ذلك اليوم.

7. اجعل تفضيلاتك معروفة

اظهرت الأبحاث لا يمكن أن يسبب الكثير من الإجهاد بسبب عدم التوافق بين تفضيلات التواصل بين أشخاص مختلفين ، ليس فقط الكثير من الرسائل الإلكترونية بل أيضًا. قد يرغب بعض الأشخاص في إرسال رسائل بريد إلكتروني والتعامل بشكل أفضل مع حركة البريد الإلكتروني المرتفعة مقارنة بوسائل الاتصال الأخرى. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، قد يؤدي تقليل كمية رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها إلى إجهاد أكثر مما يخفف.

لذلك فكر في الفروق الفردية للناس واجعلها معروفة. أضف تفضيلات الاتصال المفضلة لديك إلى توقيع بريدك الإلكتروني سواء كان بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية أو فورية أو مكالمة هاتفية.

8. النظر في عطلة "ترتد مرة أخرى"

وجود تراكم من رسائل البريد الإلكتروني التي تتراكم على مدار الأسبوع يبدو أن واحدة من مصادر الأكثر شيوعا المذكورة من technostress للعمال. فكر في إعداد نظام يتم فيه رد رسائل البريد الإلكتروني إلى المرسل عندما يكون شخص ما في عطلة ، مع بريد إلكتروني بديل لطلبات الاتصال العاجلة. سيتيح لك ذلك العودة إلى البريد الوارد القابل للإدارة.

9. لديك هاتف عمل منفصل

اجعل هذا الجهاز هو الجهاز المحمول الوحيد الذي يمكنك الوصول إليه من خلال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، والتي تمنحك الحرية لإيقاف تشغيله بعد ساعات العمل. ضع في اعتبارك أيضًا إيقاف تشغيل البريد الإلكتروني "إدفع" (هذا هو المكان الذي يرسل فيه خادم البريد الإلكتروني الخاص بك كل بريد إلكتروني جديد إلى هاتفك عند وصوله إلى الخادم) ، وبدلاً من ذلك ، اختر جدولًا منتظمًا (مثل مرة واحدة في الساعة) لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى هاتفك (وهذا يزيد أيضًا من عمر البطارية).

10. تجنب وقت متأخر من الليل الشاشة

تشير البحوث إن استخدام الهواتف الذكية في وقت متأخر من الليل يقلل من قدرتنا على النوم ويؤدي أيضًا إلى أفكار ثابتة وتوتر في العمل. وهذا بدوره يقلل من جودة نومك. اجعل السرير منطقة خالية من الهاتف لتحسين جهازك النوم النظافة.المحادثة

عن المؤلف

ريكاردو توماسي ، محاضر في علم النفس التنظيمي ، جامعة مانشستر. كاري كوبر ، أستاذ علم النفس التنظيمي وصحة 50th ، جامعة مانشسترولينا سيغل ، باحثة دكتوراه جامعة مانشستر

يتم إعادة نشر هذه المقالة من المحادثة تحت رخصة المشاع الإبداعي. إقرأ ال المقال الأصلي.

كتب ذات صلة:

{amazonWS: searchindex = كتب، كلمات = إينيرسيلف، maxresults = 3}

enafarزكية-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

اتبع InnerSelf على

الفيسبوك أيقونةتويتر أيقونةآر إس إس أيقونة

احصل على آخر عبر البريد الإلكتروني

{Emailcloak = إيقاف}

الأكثر قراءة