كيف تبقى على اتصال وبعيد اجتماعيًا أثناء العودة إلى المكتب
مترين
. Shutterstock.com

تناقش الشركات حول العالم كيف ومتى تعود إلى المكتب. اكتسبت الصحة والسلامة أهمية جديدة تمامًا في عصر فيروس كورونا. لإعادة الناس بأمان ، فإن خيارات إعادة تصميم المكتب محيرة. كيف ينبغي ترتيب المكاتب لتمكين التباعد الاجتماعي جنبًا إلى جنب مع مزايا التواجد في نفس الغرفة؟ وهل يحتاج الناس للعودة لمدة خمسة أيام في الأسبوع؟

تتطلع العديد من الشركات إلى أن يعمل بعض الموظفين من المنزل ، في بعض الأحيان. ولكن ما لم يتم التفكير بعناية في هذا الأمر ، فإن الشركات تخاطر بالتعثر في الوسط ، ولا تحقق لا مزايا المكتب التقليدي ولا الأمان الذي يمنحه المنزل.

ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، مكتب 6 أقدام. يهدف هذا المفهوم ، الذي طورته شركة عقارية تجارية متعددة الجنسيات ، Cushman و Wakefield ، إلى ضمان بقاء الموظفين على مسافة ستة أقدام في جميع الأوقات. يتم تحقيق ذلك من خلال تباعد المكاتب ، وخلق دوران في اتجاه واحد ، وإدراج علامات مرئية في السجاد حول كل مكتب وذلك لدفع الناس إلى الحفاظ على مسافاتهم.

هذه الفكرة تخاطر بإلقاء الطفل بماء الاستحمام. بصفتها عالمة هندسة معمارية كرستين سيلر وقد لاحظ، يمكن لمزيجها من الأثاث البعيد ، والتنبيهات ، والتحذيرات أيضًا وصم التفاعل الاجتماعي ، ودفع جميع الاتصالات عبر الإنترنت ، حتى في المكتب. إذا كان الأمر كذلك ، فلماذا لا تعمل فقط من المنزل؟

تحتاج الشركات إلى دمج درس أساسي من إغلاق COVID-19: يعمل Zoom بشكل جيد بشكل مدهش. ولكن هناك أيضًا الكثير من الفوائد للتفاعل غير الرسمي - وهو أمر لا يمكن لمكالمة الفيديو التي تم ترتيبها مسبقًا تكرارها. في ضوء ذلك ، نقترح نظامًا هجينًا من أفضل ما في العالمين. إذا جاء عدد أقل من الأشخاص للحفاظ على التباعد الاجتماعي ، فمن الأفضل تمثيل جميع الفرق. ويجب أن يسهل تخطيط المكتب الاتصالات بين الأشخاص بدلاً من الفصل بينهم.


رسم الاشتراك الداخلي


الاتصالات المخطط لها مقابل غير المخطط لها

هناك فرق مهم بين الاتصال المخطط وغير المخطط له في العمل. يحدث الاتصال غير المخطط له عادةً من خلال لقاءات مصادفة ، والأهم من ذلك ، أنه يتضمن محادثات عبر فرق. هنا القرب مطلوب.

هذا لأن الفرق المختلفة لا تكون عادةً جزءًا من نفس التسلسل الإداري ، وبالتالي يعتمد التواصل على المشاركات غير المخطط لها مثل سماع حديث بعضها البعض أو مواجهات صدفة في الممر. يمكن أن يكون لهذا فوائد تجارية حقيقية. كما وثق واحد منا في الكتاب الاخير، أدى التفاعل الاجتماعي غير المخطط له عبر المكاتب القريبة في قاعة تداول وول ستريت إلى تحسين استخدام النماذج المالية.

في حالة الاتصالات المخطط لها ، جعلت تكنولوجيا المؤتمرات عن بعد التقارب أقل أهمية. والسبب هو أن الاتصال داخل الفريق يحدث عادةً على أساس مخطط وروتيني ، لذلك كل ما تحتاجه هو منصة رقمية.

تعمل مكالمات الفيديو بشكل جيد للاتصال المخطط. (كيف تبقى على اتصال وبعيد اجتماعيًا أثناء العودة إلى المكتب)تعمل مكالمات الفيديو بشكل جيد للاتصال المخطط. Shutterstock.com

جاءت هذه الرسالة بوضوح من حدث جماعي نظمناه في مركز المخاطر النظامية في LSE. أوضح تشارلز بريستو ، الرئيس العالمي لتداول الأسعار في بنك الاستثمار جيه بي مورغان ، وأحد المشاركين في حلقة النقاش ، أن "فريقًا من الأشخاص الذين يتداولون معًا على منتج واحد يتلقون استفسارات واردة من خلال نفس القنوات" و "يستخدمون نفس الأدوات". لهذا السبب ، يعد الاتصال عن بُعد أمرًا سهلاً للغاية ويمكن أن يكون أكثر كفاءة.

لذا فإن القرب المادي ضروري في المقام الأول للتواصل غير المخطط له. وهذا يعني أن العمل عن بعد يمكن أن يستمر بتكلفة قليلة للاتصالات المخطط لها. ومن المحتمل أن يعني ذلك أنه إذا أرادت الشركات إعادة عدد محدود من الأشخاص إلى مكاتبهم ، فعليهم التركيز على وجود عضو واحد على الأقل من كل فريق. سيمكن هذا التواصل بين الفريق ، والذي يعتمد على القرب المادي.

إشراك الجميع

عنصر آخر مهم في تصميم المكتب يجب أخذه في الاعتبار هو المدى الذي يسهل فيه مشاركة الموظفين - ما إذا كان الأشخاص يتركون مكاتبهم للتواصل وجهًا لوجه. هذا مهم لبناء علاقات أفضل بين الزملاء وثقافة الشركة.

لتسهيل ذلك ، يجب أن يميز التركيز على التباعد الاجتماعي بين المسافة وإمكانية الوصول. بينما تقلل المسافة من مدى قدرة الأشخاص على التفاعل مع بعضهم البعض والتعاون ، تظهر الأبحاث في الهندسة المعمارية أن سهولة الوصول وتسهيل الحركة يمكن أن تعوض جزئيًا عن المسافة.

كبحار أنشأت، في منزل حيث يمكن الوصول إلى كل غرفة من غرفة أخرى عبر باب ، يكون الاتصال أسهل بكثير من الاتصال في منزل لا يمكنك فيه الوصول إلا إلى غرفة معينة من الغرفة المجاورة. بعبارة أخرى ، يمكن أن تؤدي نفس الدرجة من التباعد بين الأشخاص إلى مستويات مختلفة جدًا من المشاركة.

لتحقيق هذا الاتصال (مع الحفاظ على المسافة الاجتماعية) ، يمكن للشركات الاستفادة من العائد المذهل للموظفين لإزالة بعض المكاتب وإنشاء ممر حول محيط مكاتبهم المفتوحة ، مما يمنح الموظفين فرصة للوصول بسهولة إلى بعضهم البعض. يمكن تسهيل اللقاءات والمحادثات بشكل أكبر من خلال الزوايا والأركان خارج هذا الممر ، بحيث يمكن للموظفين إجراء محادثات فردية سريعة دون إعاقة التداول.

تتيح العودة إلى المكتب بعد شهور من العمل عن بُعد للشركات فرصة لجعل أجهزتها أكثر فعالية. يمكنهم دمج فوائد العمل عن بعد ، مع ضمان قدرة الأشخاص على التفاعل وتبادل الأفكار بطريقة أكثر أمانًا مما لو قاموا بتكرار ترتيبات العمل السابقة لـ COVID بشكل أعمى.المحادثة

حول المؤلف

دانيال بونزا ، أستاذ مشارك في الإدارة ، سيتي، جامعة لندن وديرين كينت ، باحثة ما بعد الدكتوراه في الإدارة ، جامعة آلتو

يتم إعادة نشر هذه المقالة من المحادثة تحت رخصة المشاع الإبداعي. إقرأ ال المقال الأصلي.

استراحة

كتب ذات صلة:

أدوات المحادثات الحاسمة للتحدث عندما تكون المخاطر عالية ، الإصدار الثاني

بقلم كيري باترسون وجوزيف جريني وآخرون.

يتم وضع وصف الفقرة الطويلة هنا.

انقر لمزيد من المعلومات أو للطلب

لا تقسم الفرق أبدًا: تفاوض كما لو كانت حياتك تعتمد عليها

بواسطة كريس فوس وتهل راز

يتم وضع وصف الفقرة الطويلة هنا.

انقر لمزيد من المعلومات أو للطلب

محادثات حاسمة: أدوات للتحدث عندما تكون المخاطر عالية

بقلم كيري باترسون وجوزيف جريني وآخرون.

يتم وضع وصف الفقرة الطويلة هنا.

انقر لمزيد من المعلومات أو للطلب

التحدث إلى الغرباء: ما يجب أن نعرفه عن الأشخاص الذين لا نعرفهم

من قبل مالكولم جلادويل

يتم وضع وصف الفقرة الطويلة هنا.

انقر لمزيد من المعلومات أو للطلب

المحادثات الصعبة: كيفية مناقشة ما يهم أكثر

بواسطة دوغلاس ستون ، بروس باتون ، وآخرون.

يتم وضع وصف الفقرة الطويلة هنا.

انقر لمزيد من المعلومات أو للطلب