قبل بضع سنوات ، بعد فترة وجيزة من تعطل القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر الخاص بي ، كنت متأخرة قليلاً في طباعة الشيكات من خلال نظام المحاسبة الخاص بي لدورة الدفع. لتوفير الوقت ، قررت الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء انتظار كل فحص يمر عبر الطابعة.
لقد أنقذت الوقت لأنه أثناء تحميل رسالتي الإلكترونية التالية (لدي اتصال بطيء بالإنترنت) ، كنت سأحول انتباهي إلى الخطوة التالية في عملية دفع الفواتير. عندما ينتهي تحميل البريد الإلكتروني ، سأترك الفاتورة تدفع وأعيد انتباهي إلى البريد الإلكتروني. ذهابا وايابا. ذهابا وايابا. في تلك اللحظات ، ظننت أنني كنت أنقذ الكثير من الوقت. بعد كل شيء ، كنت أفعل شيئًا مثمرًا أثناء تحميل الصفحة. بالنظر إلى الوراء ، ربما أنقذت ما مجموعه حوالي خمس دقائق.
إرسال سريع إلى البريد الإلكتروني الذي تلقيته بعد أسبوع من BK&A عندما تحققت من هاتفي بين مواعيد العملاء:
مرحبا هيلين
أعطى الشيك إلى فريق المالية لدينا عندما حصلت على العودة من الاجتماع، وأشاروا لي أن الاختيار لم يوقع.
هل تريد أن أرسلها لك لتوقيعها؟ هل تريدني أن آتي من مكتبك؟ اسمحوا لي أن أعرف ما الذي يناسبك وسنعمل على إنجازه.
شكرًا لك!
ريان
في تلك اللحظة كان فقط 10 دقائق بعيدا عن مكاتبهم (وعدم الرغبة في الانتظار على الأموال بعد الآن) ، اضطررت هناك. عشر دقائق للوصول إلى هناك. بضع دقائق للدردشة مع ريان. عشر دقائق
إجمالي الوقت المستغرق: حوالي 25 دقيقة.
الوقت المحفوظة مسبقًا: دقائق 5.
إجمالي الوقت الضائع: دقائق 20.
الكثير لتوفير الوقت عن طريق تعدد المهام.
هل تعدد المهام إنقاذ يوم؟
أحب أن أكون قادرًا على إخبارك بأن تعدد المهام سيوفر اليوم ، ولكنه سيؤدي فعلًا عكس ذلك. هناك بعض الحالات التي يمكن أن تساعد فيها (سأعطيك أمثلة قريبا) ، لكن في معظم الأوقات ، يؤدي تأدية المهام المتعددة إلى إلحاق الضرر بنا. مجرد قراءة البحوث على ذلك.
وقام فريق من الباحثين من جامعة غلاسكو، جامعة ليدز، وجامعة هيرتفوردشاير وجدت أن فعاليتنا قطرات من 69 في المئة للنساء و77 في المئة للرجال عندما كنا تعدد المهام أو المهمة التبديل! انها المزيد من الادلة على أن تعدد المهام قيل لنا أن نسعى لفي 1990s هي بالتأكيد ليست واحدة من أدوات إدارة الوقت علينا أن الانخراط.
تعدد المهام ينقسم الدماغ في اثنين. إذا كانت هناك مهمة واحدة فقط ، فسيتم استخدام الدماغ بأكمله. إذا كان هناك مهمتان ، ينقسم الدماغ إلى قسمين ، ويعمل كل نصفهما في مهمة واحدة. إذا كان هناك أكثر من مهمتين متزامنتين ، لا يستطيع الدماغ العمل. نحن في الواقع نعطي أنفسنا أعراض تشبه ADD عندما نقوم بتعدد المهام!
وجدت دراسة في جامعة كاليفورنيا ، إرفاين أنه عندما تحصل المهام على تجزئتها ويحدث تبديل المهام ، فإنه يأخذ العمال إلى 25 دقيقة للعودة إلى المهمة الأصلية ، إذا عادوا على الإطلاق. أفاد المشاركون في الدراسة أن هذه الطريقة في العمل ينتن.
حتى الخوف هو حقيقة أن العديد من الأشخاص في الدراسات التي أشير إليها كانوا عبارة عن "خبراء متعددين". وقد شعروا أنهم قادرون على إنجاز مهام متعددة ، ويمكنهم القيام بعمل جيد ، وغالباً ما يتمتعون بالإندفاع الأدرينالين. من محاولة القيام بذلك في وقت واحد. لم يدركوا مدى سوء أدائهم الفعلي حتى تظهر نتائج المهام الفردية مقابل نتائجهم المتعددة.
الخلاصة: نعتقد أننا جيدون في اللعب ، لكننا لسنا كذلك.
هل عندما تعدد المهام العمل في الواقع؟
وأعتقد أن البشر قادرون على تعدد المهام مع منخفضمهارات المخ وظيفة. "وظيفة منخفضة" تعني أن التفكير ليس مطلوبًا نظرًا لوجود نوع من الحركة التلقائية (الحركات التلقائية ، فحوصات السكون).
أمثلة:
طلاء أظافر الخاص بك أثناء الاستماع إلى اللعب عن طريق اللعب من دالاس كاوبويز
تمزيق الورق خلال الإعلانات التجارية أثناء مشاهدة التلفزيون
النميمة على الهاتف أثناء إثارة وعاء من الفلفل الحار على الموقد
كما انه من السهل السماح لمهمة تعمل في الخلفية أثناء التركيز على مهمة في الصدارة. هذا من الناحية الفنية لا يتناول لأن الدماغ لا يعمل على أمرين في آن واحد. أدعو هذا الشبح المهام.
أمثلة:
تنظيف المنزل في حين أن هناك الكثير من الغسيل في غسالة أو مجفف
إفراغ أطباق من غسالة الصحون بينما دقيق الشوفان هو تسخين في الميكروويف
تقديم الأوراق بينما جهاز الكمبيوتر الخاص بك يحتاج إلى وقت طويل (حسنا، خمس دقائق) ليصل الحذاء
ولكن كما أظهرت الأبحاث ، فنحن غير قادرين على القيام بمهام متعددة بشكل جيد عندما يتعلق الأمر بذلك عاليعمليات الدماغ وظيفة. لا يمكننا إكمال مهمتين بفعالية في نفس الوقت أو أثناء التبديل للخلف وللأمام. يمكننا القيام بالمهمتين بمستويات متواضعة ، لكن ليس بالمستوى الجيد لأننا لا نستخدم دماغنا بالكامل ونركز على مهمة واحدة فقط في كل مرة. وهذا يكلفنا الوقت ويسبب لنا الضغط على المدى الطويل.
يمكنك بنجاح تعدد المهام ذات الأداء الكبير في الدماغ؟
يجب أن لا تفعل شيئين في وقت واحد التي تحتاج إلى فكر أو التركيز، أو الانتقال ذهابا وإيابا في خضم العمل على اثنين من المهام التي تتطلب الدماغ للقيام ببعض التفكير - مهما كانت غير مهمة كنت تعتقد أن الأفكار قد يكون.
أمثلة:
القيادة والرسائل النصية / البريد الإلكتروني
المشاركة في مكالمة تجارية مهمة أثناء التحقق من البريد الإلكتروني
التحقق من البريد الإلكتروني بين استكمال مكونات مختلفة لدفع الفواتير أو إنشاء مقترحات أو تقارير
حتى لو كنت قد يقود ل50 سنوات، والقيادة ليست وظيفة عن ظهر قلب. فهو يتطلب قرارات اجزاء من الثانية ليكون، خصوصا إذا كان هناك احمق يقود إلى جانبك. الرسائل النصية - نعم، حتى LOL IMHO - يتطلب الدماغ لقراءة ما ترسل شخص ما معك، والتفكير في الإجابة، وتتابع لأصابعك ماذا اكتب الظهر. لا يمكنك أن تفعل على حد سواء بشكل جيد في الوقت نفسه. فقط أسأل أي شخص الذين تم طرفا في حادث سيارة مع السائق الذي كان يستخدم له / لها الهاتف الذكي.
التحقق من البريد الإلكتروني - بغض النظر عن مدى أهميته للرسالة - هو مهمة عالية الأداء لأنك تحتاج إلى قراءة المعلومات ومعالجتها والرد عليها. تتطلب مكالمة العمل المهمة التفكير والردود. عملية دفع الفواتير هي مهمة ذات وظيفة عالية في المخ لأنك تحتاج إلى دفع المبلغ الصحيح للكيان الصحيح وتوقيعه والتأكد من أن الدفعة يتم تسليمها إلى المكان الصحيح.
في قصتي السابقة، حاولت أن يكلفوا التبديل بين هذه المهام العالية في الدماغ وظيفة، وهذا هو السبب أنا أنهى يرتكبون خطأ ... الذي كلفني الوقت وقت لاحق.
كيفية الحصول على 45 دقائق لكل ساعة أنت لا تعدد المهام!
فكر في هذا: إذا كنت ترغب في تنفيذ مهام متعددة و / أو تبديل المهام لمدة ساعة واحدة ، وفقًا للبحث ، فإن الأداء الخاص بك سينخفض بنسبة 69 إلى 77 بالمائة ، مما يعني أنك ستهدر حول دقائق 45 من وقتك. هذا هو المكان الذي يختفي الوقت! نحن نترك أنفسنا نفعل هذا!
إذا كنت ترغب في خفض أداء عملك بأكثر من الثلثين وفقد الوقت في العملية ، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي الاستمرار في السماح لنفسك بمهام متعددة ومفاتيح المهام. لكنك لا تريد ذلك ، أليس كذلك؟ أنت هنا لتوفير الوقت وخفض مستويات التوتر لديك. يمكن أن تستمر مهمة شبحتك ، لكن يجب أن تنتهي عملية تعدد المهام وتبديل المهام. الآن. وأنت في السيطرة الكاملة على هذا لأنه قرارك.
فيما يلي الاستراتيجيات الكامنة وراء التكتيكات.
بناء الوعي الخاص.
عندما تجد نفسك تتحرك في تعدد المهام أو المهمة تبديل واسطة، وتقول لنفسك على التوقف. يقول ذلك بصوت عال إذا كنت في حاجة إليها. "توقف!" اختر مهمة واحدة للتركيز عليها في دقائق 15 التالية.
لديك خطة ليومك.
إن معرفة ما تحتاجه بالضبط لتحقيق ذلك اليوم ستساعدك في الحفاظ على تركيزك ومنع تعدد المهام.
تحديد مدى اهتمام الخاص بك.
سواء كان لديك ADD أو ADHD أو السنجاب! (العلامة الفكاهية - ربما نشأت من فيلم 2009 Up - يستخدم من قبل الكثيرين للإشارة إلى إزعاج أولئك الذين يصرفون بسهولة) ، لدينا جميعًا اهتمام أقصر في الوقت الحاضر - خاصة إذا كنا نعمل على شيء غير ممتع.
ابدأ في تحديد المدة التي تستطيع خلالها العمل في مهمة واحدة. سيساعدك الحصول على عدد تقديري في إنشاء تدفق عملك. (تمتد فترة انتباهي تسع دقائق فقط في المهام المملة).
اكتشاف أفضل وقتك في الدماغ.
أدمغتنا تميل إلى العمل على مستويات عالية خلال بعض أجزاء من اليوم وانخفاض مستويات تارة أخرى. انها خلال هذه الأوقات المنخفضة التي أدمغتنا تميل إلى الانتقال إلى وضع تعدد المهام لانهم تعبوا جدا على الاستمرار في التركيز. تجنب العمل على المهام الأكثر أهمية أثناء الأوقات في الدماغ المنخفض الخاص بك اليوم.
العثور على منطقة عمل منتجة.
في بعض الأحيان نقوم بتبديل المهام بطريق الخطأ لأننا نشتت انتباهنا. (سنجاب!) عندما يكون لديك مشروع مهم للعمل عليه ، ابحث عن مكان بدون البصرية (القطع الفنية المدهشة ، أكوام الفوضى ، شاشة الكمبيوتر) أو الانحرافات السمعية (التحدث ، الموسيقى ، مؤشر الرسائل على هاتفك أو الكمبيوتر).
مسح مكتبك لجميع المواد باستثناء ما تحتاجه.
قد يكون لديك عدة مشاريع مستحقة ، ولكن يمكنك العمل بفاعلية على منتج واحد فقط في كل مرة. ضع المواد الخاصة بالمشاريع الأخرى ، وابقي على مكتبك فقط المواد التي تنطبق على المشروع الواحد الذي ستقوم بالتركيز عليه خلال فترة العمل هذه.
استخدم جهاز توقيت للحفاظ على تركيزك على الليزر.
يمكنك اختيار رقم عشوائي مثل 8 أو 15 دقيقة. والأفضل من ذلك ، إذا كنت تعرف مدى انتباهك ، فاضبط المؤقت على هذا الرقم. الموقت عبارة عن تذكير مرئي يفترض به أنك تعمل على شيء ما. إنها أيضًا آمنة من الفشل. إذا كنت قد تجولت بعيدًا ، فسيقومك جهاز ضبط الوقت بالعودة إليك عندما تنفجر.
أضف هدفك في مجال عملك.
بالإضافة إلى جهاز توقيت أو بدلاً منه ، فكّر في نشر هدف مهمتك بحيث يذكرك هدفك المنشور بما يفترض بك أن تعمل عليه في كل مرة تنظر فيها للسماح لعقولك بالتجول.
خذ قسطا من الراحة.
إطارات الدماغ في كل شخص بمعدل مختلف. عندما تشعر بأن قوة عقلك تبدأ بالهبوط (طاقة أقل ، أصعب في التركيز) ، سيصبح عقلك أكثر عرضة لاتخاذ قرارات غير رائعة حول وقتك. لذا امنح دماغك استراحة مرة كل ساعة أو ساعتين. الذهاب لمسافة قصيرة ، والقيام ببعض التنفس العميق ، ويذهب بعض المرح. ولكن ضع المؤقت الخاص بك عندما يحين وقت العودة!
احتفل بمرور الوقت.
تعكس مدى قوة الدماغ عندما كنت تركز. احتفل بابتسامتك ، ورمي يديك في الهواء كما لو كنت لا تهتم ، أو حتى بالرقص السعيد. هذا سوف يخلق الاندورفين. يشتهي الجسم الاندورفين. عندما يربط الدماغ تركيزك بالاحتفال والإندورفين ، فإنه سيتطلب المزيد من التركيز. الحصول على المدمنين على التركيز!
الخطوة التالية
مهمة واحدة في كل مرة ، حتى لو كان التركيز على دقائق 15 فقط. خمسة عشر دقيقة من التركيز بالليزر أفضل بكثير من ساعة واحدة من تعدد المهام وتبديل المهام ، وخلالها سنخسر عن دقائق 45.
مهلا! هل يمكن أن التركيز الليزر لمدة 15، ثم توقف عن التدخين أو ممارسة أو أخذ غفوة ل45 آخر بدلا من ذلك! انها نفس المقدار من الوقت، ولكن يمكنك الحصول على ذلك فعلت أكثر من ذلك بكثير عند اتخاذ قرار واحد مهمة.
© 2016 by Helene Segura. تستخدم بإذن من
جديد المكتبة العالمية، نوفاتو، كاليفورنيا. www.newworldlibrary.com
المادة المصدر
قاتل عدم الكفاءة: تكتيكات إدارة الوقت للعمل بشكل أكثر ذكاءً ، لم يعد
من قبل هيلين سيغورا.
انقر هنا للحصول على مزيد من المعلومات و / أو لطلب هذا الكتاب.
عن المؤلف
تحدثت هيلين سيغورا ، MAEd ، CPO ، إلى الآلاف من المتحمسين ، لتعليمهم إدارة التوتر عن طريق استعادة السيطرة على أعمالهم الفوضوية وحياتهم الشخصية. وقد دربت مئات العملاء لتحسين إنتاجيتهم الشخصية وأدائهم من خلال تطبيق تقنيات علم الأعصاب والتحوير السلوكي للقضاء على العادات المدمرة للوقت. ظهرت هيلين كخبير تنظيمي في أكثر من ظهور في وسائل الإعلام 100. زيارة موقعها على الانترنت في www.HeleneSegura.com
